Kompleksowa i tematyczna organizacja spotkań, szkoleń, konferencji, zjazdów, sympozjów, kongresów.
Zajmujemy się profesjonalną organizacją wszelkiego rodzaju spotkań branżowych.
Wspieramy organizatorów merytorycznych w praktycznej realizacji ich pomysłów.
Nasze usługi świadczymy kompleksowo lub tylko w wybranym zakresie.
W czym możemy pomóc?
Program, budżet i finanse
Na początku pomożemy zaplanować Państwu program wydarzenia. Kompleksowo opracujemy budżet i skoordynujemy go z programem.
Podczas przygotowań na bieżąco będziemy monitorować wpływy i wydatki.
Zbierzemy i zweryfikujemy wpłaty od uczestników indywidualnych, wystawców i sponsorów. Poprowadzimy też kasę oraz zrealizujemy płatności kartami kredytowymi. Wystawimy potrzebne dokumenty i wyślemy faktury.
Sporządzimy też dla Państwa aktualne raporty finansowe. Na każdym etapie będą Państwo mieli kontrolę nad saldem płatności poszczególnych uczestników. Te informacje będą również dostępne w sekretariacie.
Na koniec przedstawimy rozliczenie finansowe.
Obiekty i sale konferencyjne
Posiadamy wiedzę o potencjale kongresowym regionu, dlatego bez problemu wyszukamy odpowiedni obiekt konferencyjny. Z odpowiednim wyprzedzeniem dokonamy rezerwacji sal. Nie zapomnimy o zamówieniu pomieszczeń technicznych i magazynu.
Dzięki stałej współpracy z wieloma obiektami wynegocjujemy korzystne ceny najmu.
Przed konferencją kompleksowo przygotujemy sale oraz zadbamy o ich techniczne wyposażenie. Podczas imprezy będziemy dbać, aby obrady przebiegały bez żadnych zakłóceń.
Promocja konferencji
Zadbamy, aby konferencja była ważnym i prestiżowym wydarzeniem.
Zaprojektujemy i wykonamy stronę internetową kongresu spójną z koncepcją oprawy graficznej całej imprezy. Następnie zarejestrujemy ją w popularnych wyszukiwarkach oraz portalach tematycznych.
Pomożemy zredagować komunikaty i ogłoszenia umieszczane w czasopismach fachowych.
Przed samą konferencją zaaranżujemy konferencję prasową, aby poinformować media o wydarzeniu.
Sekretariat i recepcja
Naszą pracę zaczniemy na wiele miesięcy przed wydarzeniem. Z odpowiednim wyprzedzeniem zapakujemy i roześlemy komunikaty informacyjne do potencjalnych uczestników.
Od tej chwili jesteśmy codziennie do dyspozycji naszych gości, odpowiadając na pytania, wyjaśniając wątpliwości i udzielając dodatkowych informacji. Można się z nami łatwo skontaktować telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną.
W miarę nadsyłania zgłoszeń na bieżąco rejestrujemy uczestników oraz odnotowujemy ich życzenia. W przypadku nieczytelnego zgłoszenia lub rozbieżności finansowych skontaktujemy się i wyjaśnimy niejasności.
W międzyczasie prowadzimy bieżącą korespondencję z prelegentami planowanych wystąpień, wygłaszanych wykładów i prezentowanych prac naukowych.
Na dwa miesiące przed wydarzeniem każdy uczestnik otrzyma od nas pisemne potwierdzenie rejestracji i zakwaterowania. Poinformujemy również o saldzie płatności.
Przed przyjazdem gości przygotujemy materiały konferencyjne i zapakujemy je do teczek oraz dostarczymy do obiektu kongresowego.
Podczas konferencji kompleksowo zrealizujemy recepcję konferencyjną. Każdy uczestnik, po sprawdzeniu salda płatności, otrzyma od nas materiały naukowe, program, identyfikator oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w konferencji.
W każdej chwili podczas obrad udzielimy informacji, doradzimy i odpowiemy na pytania naszych gości.
Komputerowa baza zarządzania wydarzeniem
Nasza komputerowa baza zarządzania konferencją zostanie dostosowana specjalnie do potrzeb oraz programu wydarzenia. Zarejestrujemy w niej dane adresowe i życzenia uczestników oraz sponsorów i wystawców. Program umożliwi nam szybki wydruk potwierdzeń uczestnictwa i certyfikatów.
Dzięki zawartym w niej informacjom mamy stałą kontrolę nad saldem płatności naszych gości oraz budżetem. Na życzenie organizatora w każdej chwili uzyskamy raporty dotyczące zgłoszeń i finansów.
Oznakowanie informacyjne, materiały i oprawa plastyczna konferencji
Zadbamy o jednolity, spójny wizerunek plastyczny kongresu.
Zaprojektujemy logo, oznakowanie i banery informacyjne. Przedstawimy projekty do akceptacji organizatora, po czym wykonamy je i zamontujemy w miejscu obrad.
Kompleksowo oznakujemy budynek i otoczenie, aby żaden z uczestników konferencji nie miał problemów ze znalezieniem właściwej sali. W nawiązaniu do formuły plastycznej całej konferencji zaprojektujemy i wydrukujemy komunikaty informacyjne, formularze, program i materiały naukowe.
Na życzenie organizatora przygotujemy materiały merytoryczne na CD.
Wykonamy "galanterię" kongresową: identyfikatory, certyfikaty i teczki konferencyjne. Uczestnicy otrzymają również notesy konferencyjne, długopisy i pamiątkowe gadżety.
Sprzęt audiowizualny i obsługa techniczna
Przed kongresem szczegółowo zapoznamy się z potrzebami prelegentów w zakresie wyposażenia audiowizualnego i dobierzemy odpowiednią konfigurację.
Podczas konferencji zapewnimy sprzęt odpowiedniej klasy i obsługę obrad przez wysokiej klasy specjalistów.
W razie potrzeby zorganizujemy teletransmisję obrazu i dźwięku na hol lub do innej sali.
Zadbamy o odpowiednią liczbę tablic do umieszczenia plakatów oraz zapewnimy materiały i obsługę podczas sesji posterowych.
Gastronomia
W oparciu o budżet konferencji zaproponujemy odpowiedni wariant cateringu dla uczestników. Następnie ustalimy menu oraz liczbę porcji.
Podczas konferencji zadbamy o aranżację miejsca do serwowania posiłków obiadowych oraz poczęstunków kawowych.
Szczególnie ważnych gości uhonorujemy zapraszając do VIP-roomu. Pomożemy również w organizacji sesji śniadaniowych i lunchowych.
Zależnie od programu i budżetu kompleksowo przygotujemy koktail, uroczysty bankiet lub plenerowe spotkanie integracyjne.
Zakwaterowanie
Z dużym wyprzedzeniem zarezerwujemy szeroką gamę miejsc zakwaterowania, aby ją następnie udostępnić naszym gościom. Dzięki stałej współpracy z wieloma hotelami zaproponujemy specjalne, korzystniejsze ceny pokoi.
Kilka tygodni przed konferencją przekażemy do recepcji hotelowych listy gości oraz wybranych przez nich pokoi.
W dniu przyjazdu uczestników zorganizujemy punkty informacyjne w hotelach. Uruchomimy również gorącą linię telefoniczną, aby być w stałym kontakcie z recepcją hoteli.
Znamy nasze hotele i wiemy, czego możemy od nich oczekiwać. Dlatego naszych gości spotykają jedynie miłe niespodzianki.
Transport
Kompleksowo zorganizujemy podróż szczególnie ważnych gości i prelegentów. Przed kongresem uzgodnimy daty pobytu i szczegóły podróży. Następnie zakupimy i prześlemy bilety lotnicze lub kolejowe.
Po przylocie gości na lotnisko zorganizujemy indywidualne lub grupowe transfery do hoteli w miejscu obrad.
Zapewnimy również autokarowe transfery uczestników z hoteli na obrady i imprezy towarzyszące.
Dla osób przyjeżdżających własnymi samochodami wyznaczymy i oznakujemy parkingi. Podczas kongresu zadbamy też, aby korzystali z nich tylko nasi goście.
Targi i wystawy
Z wyprzedzeniem zadbamy o odpowiednie miejsce dla zorganizowania wystawy. W miarę potrzeb wynajmiemy halę lub namiot.
Potem opracujemy formularz zgłoszenia udziału oraz regulamin. Dokumenty wraz z ofertą roześlemy do potencjalnych wystawców.
Poprowadzimy sekretariat wystawy, przyjmując zgłoszenia i prowadząc rozliczenia finansowo-księgowe.
Umożliwimy firmom możliwość zamówienia zabudowy i dodatkowego wyposażenia stoisk. W miarę potrzeb wykonamy dokładne projekty wyglądu stoiska.
W dniu przyjazdu wystawców będziemy na miejscu, aby ich powitać, wskazać lokalizację i udzielić wszelkiej innej pomocy.
Imprezy towarzyszące
Naszych gości zaprosimy na program towarzyszący, który na długo zostanie w ich pamięci.
W czasie przygotowań zaproponujemy odpowiednie miejsce, oprawę muzyczną i program artystyczny. Następnie uzgodnimy menu i zapewnimy obsługę kateringową. Zadbamy o szczegóły techniczne oraz dowóz gości z hoteli.
Już pierwszego dnia kongresu przygotujemy ceremonię otwarcia z atrakcyjnym programem artystycznym oraz poczęstunkiem dla gości. W kolejne dni zaprosimy uczestników na koktail, wystawny bankiet lub piknik integracyjny w plenerze.
W czasie, gdy uczestnicy będą brali udział w obradach zorganizujemy czas wolny dla osób towarzyszących.
Wypożyczanie sprzętu prezentacyjnego, komputerowego i audiowizualnego.
Wszystkie ceny do negocjacji!
 |
projektory (rzutniki) |
|
ekrany plazmowe |
|
notebooki |
|
mikrofony |
|
nagłośnienie |
Projektory multimedialne (rzutniki)
Niewielkie spotkania i szkolenia
Toshiba, Panasonic
Jasność: 1000-1500 lumenów, rozdzielczość: SVGA, XGA, cicha praca urządzenia, opcjonalna wbudowana kamera.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 380 PLN
2 doby: 660 PLN
3 doby: 890 PLN
4 doby: 1050 PLN
Średnie i większe szkolenia, konferencje i zjazdy
InFocus, BenQ
Jasność: 1500-2200 ANSI lumenów, kontrast nawet 1:2000, rozdzielczość: XGA, opcjonalnia możliwość w sieci bezprzewodowej (WiFi), doskonała jakość obrazu.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 490 PLN
2 doby: 770 PLN
3 doby: 990 PLN
4 doby: 1150 PLN
Duże zjazdy i kongresy
BenQ, Barco, Nec
Jasność: 2200-10000 ANSI lumenów, rozdzielczość: XGA, SXGA
doskonała jakość obrazu również przy znacznym oświetleniu, optyka dobrana do sali i warunków oświetleniowych.
Ceny wypożyczeń:
W ramach indywidualnych ustaleń.
UWAGA: Do każdego wypożyczonego na min. 2 doby projektora oferujemy bezpłatne wypożyczenie pilota bezprzewodowy ze wskaźnikiem laserowym, do wygodnego, zdalnego prowadzenia prezentacji.
Ekrany plazmowe
Rozmiar ekranu: 42 cale
Rozmiar ekranu: 42", mała waga, niewielkie rozmiary zewnętrzne, mocowania stojące i wiszące, doskonała jakość obrazu, wysoka jasność, opcjonalnie system nagłośnienia.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 940 PLN
2 doby: 1680 PLN
3 doby: 2200 PLN
4 doby: 2520 PLN
Rozmiar ekranu: 50 cali
Rozmiar ekranu: 50 ", mała waga, niewielkie rozmiary zewnętrzne, mocowania stojące i wiszące, doskonała jakość obrazu, wysoka jasność, opcjonalnie system nagłośnienia.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 1850 PLN
2 doby: 3430 PLN
3 doby: 4510 PLN
4 doby: 5600 PLN
Do ceny należy dodać transport i instalację ekranów u klienta.
Do wszystkich ekranów i telewizorów plazmowych proponujemy statywy o regulowanej wysokości od 140 cm do 230 cm.
Notebooki
Intel Pentium III, Intel Celeron, Intel Pentium IV, doskonałe ekrany TFT 15" i 15.4" (panoramiczne), HP Compaq, Toshiba, Aristo, opcjonalna łączność bezprzewodowa (WiFi).
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 210 PLN
2 doby: 350 PLN
3 doby: 470 PLN
4 doby: 590 PLN
Mikrofony
Mikrofony prezydialne
Na okazje, gdzie wypowiadać się ma wiele osób przygotowaliśmy zestawy mikrofonów prezydialnych. Pozwalają one wypowiadać się wielu osobom na raz z miejsca, a stacja sterująca pozwala włączać i wyłączać wybrane mikrofony.
Stacja bazowa z regulacją głośności, od 4 do 120 mikrofonów,
wysoka niezawodność sprzętu, możliwość konfiguracji w sekcje (części sali) wybranej części mikrofonów.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 120 PLN
2 doby: 230 PLN
3 doby: 310 PLN
4 doby: 350 PLN
Mikrofony bezprzewodowe
W sytuacji gdy potrzeba od 1 do 8 mikrofonów proponujemy wysokiej jakości mikrofony bezprzewodowe z radiową transmisją głosu.
Wiele stacji bazowych do każdego mikrofonu oddzielnie.
Od 1 do 8 mikrofonów podłączonych do miksera, wysoka niezawodność systemu - możliwość wymiany pojedyńczych elementów bez przerywania prelekcji, zwiększony zasięg działania, doskonała jakość dźwięku.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 190 PLN
2 doby: 350 PLN
3 doby: 470 PLN
4 doby: 560 PLN
Nagłośnienie
Dźwięk na konferencji lub sympozjum
Zestaw kolumn o mocy 600W każda, głośniki wysoko- i niskotonowe, odpowiednie ustawienie całości w zależności od kształtu sali, stopnia wypełnienia i ogólnych warunków akustycznych.
Ceny wypożyczeń:
W ramach indywidualnych ustaleń.
Dźwiek na szkoleniu
Zestaw kolumn o mocy 300W każda, głośniki wysoko- i niskotonowe, ustawienie i podłączenie urządzeń.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 910 PLN
2 doby: 1710 PLN
3 doby: 2460 PLN
4 doby: 3150 PLN
Dźwięk na spotkaniu biznesowym lub prezentacji
Zestaw aktywnych głośników o mocy 85W każda, głośniki wysoko- i niskotonowe, ustawienie i podłączenie urządzeń, minimum kabli (zasilanie i połączenie kolumn) zapewnia estetyczny wygląd.
Ceny wypożyczeń:
1 doba: 560 PLN
2 doby: 1010 PLN
3 doby: 1410 PLN
4 doby: 1750 PLN
|
||||||||||
|
||||||||||
